لماذا تمتلئ سعة Microsoft 365 الخاصة بك — وكيف تحلّ المشكلة

لا ينتبه أحد إلى مساحة Microsoft 365 إلا في اليوم الذي يعجز فيه موظف عن حفظ ملف. عندها تتحوّل المسألة إلى مشكلة الجميع دفعة واحدة، ويبدو الحلّ الوحيد المتاح هو شراء مساحة إضافية.

سبب وصولها على هيئة مفاجأة سببٌ بنيوي: مساحة SharePoint مشتركة على مستوى المؤسسة بأكملها، والنمو موزّع على آلاف المواقع التي لا يملك أحدٌ مسؤوليتها منفردة، ومركز الإدارة يعرض رقمًا لا منحنى. في ما يلي أين تذهب المساحة فعليًا، وما الذي يمكنك فعله قبل إصدار أمر شراء.

المساحة مشتركة، والحصة أصغر مما يُفترض

تمنح Microsoft المستأجر 1 TB زائد 10 GB لكل ترخيص في SharePoint، وفق وثيقة حدود SharePoint الرسمية. هذه حصة المؤسسة كلها، لا حصة كل موقع.

طبّق الحساب على مستأجر فيه 500 مستخدم تجد النتيجة أقل سخاءً مما تبدو: 1 TB + 5,000 GB، أي نحو 5.9 TB تتقاسمها كل مواقع الفرق، وملفات قنوات Teams، ومكتبات المستندات، ومجموعات Microsoft 365 في المؤسسة. ولأن الموقع الواحد يمكن أن يبلغ 25 TB بمفرده، لا شيء يمنع أرشيف مشروع واحد من ابتلاع حصة المؤسسة بالكامل.

أما OneDrive فيقع إلى جانب هذه الحصة لا داخلها: 1 TB لكل مستخدم مرخّص في خطط Business Basic وStandard وPremium وE3 وE5، وقابلة للرفع إلى 5 TB في E3 وE5، بحسب وثيقة خدمة OneDrive. وتنصّ Microsoft صراحةً على أن حدود المساحة المشتركة تظل سارية على مستوى المستأجر.

من أين يأتي النمو فعليًا

في المستأجرين الذين نفحصهم، تتسبّب خمسة عوامل في الغالبية الساحقة من النمو غير المتوقَّع. ولا واحد منها هو الملفات التي يفكّر فيها الناس.

سجلّ الإصدارات

كل عملية حفظ لملف Office في SharePoint أو OneDrive تُنشئ إصدارًا، والإصدارات تستهلك المساحة تمامًا كما يستهلكها الملف الأصلي. عرضٌ تقديمي حجمه 40 MB جرى تعديله مئتَي مرة ليس 40 MB على القرص.

توفّر Microsoft اليوم أسلوبين للتحكّم، كما توضح صفحة حدود سجلّ الإصدارات: إعداد تلقائي (Automatic) توصي به Microsoft لأنه يحسّن تخزين الإصدارات نيابةً عنك، وإعداد يدوي (Manual) تحدّد فيه سقفًا لعدد الإصدارات الرئيسية مع مدة انتهاء اختيارية. والمكتبات المضبوطة يدويًا تُضبط غالبًا على 500 إصدار رئيسي، وهو عدد كبير من النسخ لملف يتغيّر يوميًا.

وثمة تفصيل مهم: المستندات الخاضعة لسياسة احتفاظ أو لتعليق eDiscovery تتجاهل حدود الإصدارات في المكتبة تمامًا. فإذا كانت لديك سياسة احتفاظ واسعة، فلن يمسّ ضبطُ الإصدارات المحتوى الأسرع نموًا.

تسجيلات اجتماعات Teams

تُحفظ التسجيلات في OneDrive إذا كان الاجتماع خاصًا، وفي موقع SharePoint الخاص بالقناة إذا كان اجتماع قناة. وهي ملفات فيديو كبيرة، ولا يكاد أحد يحذفها. اجتماعٌ أسبوعي عام جرى تسجيله على مدى سنتين يمثّل بندًا في فاتورة التخزين لم يقرّره أحد.

حسابات OneDrive لمن غادروا المؤسسة

عند حذف مستخدم، يُحتفظ بـ OneDrive الخاص به — 30 يومًا افتراضيًا، وقابلة للضبط حتى عشر سنوات — ويظل يشغل المساحة طوال المدة. تشرح Microsoft الآلية في الاحتفاظ والحذف في OneDrive. والمؤسسات التي رفعت هذه المدة إلى سنة أو أكثر لأسباب تتعلق بالموارد البشرية، وشهدت أي دوران وظيفي، تحمل مساحة معتبرة لأشخاص لم يعودوا على رأس العمل.

النسخ المكرّرة

المرفق نفسه حفظه ستة أشخاص في ست مكتبات يساوي ست نسخ. وكذلك مجلد «النسخة النهائية» الذي يُنسخ إلى موقع جديد مع بداية كل مشروع، والمجلد المشترك الذي نُقل إلى SharePoint أثناء الترحيل ثم نُقل مرة أخرى بعد التخلي عن المحاولة الأولى.

سلال المحذوفات

هذه النقطة تفاجئ الكثيرين. تذكر Microsoft في الوثيقة نفسها أن المساحة التي تشغلها سلة محذوفات الموقع تُحتسب ضمن إجمالي حدّ المؤسسة. إذًا حذف مكتبة كبيرة لا يحرّر شيئًا حتى تُفرَّغ سلّتا المحذوفات الأولى والثانية — وقد يستغرق ذلك 93 يومًا إذا تُرك للجدولة الافتراضية.

لماذا لا ينبّهك مركز الإدارة في الوقت المناسب

ليست هذه مؤاخذة على أدوات Microsoft. فمركز إدارة Microsoft 365 ومركز إدارة SharePoint يعرضان المساحة بدقة، وعرض مساحة المواقع يُظهر لك أكبر المواقع. وهما يجيبان ببراعة عن سؤال: «كم أستهلك؟».

لكنهما لا يجيبان عن سؤال: «ما الذي بالداخل، وكم منه يستحق البقاء؟». لا يوجد عرض موحّد يضع SharePoint وOneDrive وExchange وTeams جنبًا إلى جنب. ولا كشف للنسخ المكرّرة. ولا تقدير لما ستستعيده إذا ضبطت الإصدارات. والرقم المعروض لقطة لحظية، فالمستأجر الذي ينمو 2% شهريًا يبدو سليمًا تمامًا حتى الشهر الذي لا يبدو فيه كذلك.

والنتيجة متوقَّعة: لا أحد ينظر إلى المساحة وهي منحنى، والجميع ينظر إليها يوم تصير حادثًا — وعندها يكون الشراء هو التدخّل الوحيد السريع بما يكفي. وتوضح Microsoft في وثيقتها ما يحدث إن لم تفعل شيئًا: المستأجر الذي يواصل العمل فوق حدوده معرّض لأن تتحوّل بيئته إلى وضع «القراءة فقط»، فيعجز المستخدمون عن إضافة المحتوى أو تعديله حتى ينخفض الاستهلاك أو تُشترى سعة إضافية.

ما الذي تفعله، بالترتيب

لأعمال الاسترجاع تسلسل طبيعي، يبدأ بالأرخص والأأمن:

1. أفرِغ سلال المحذوفات في أكبر مواقعك. لا يحتاج إلى تغيير سياسة، وفي أي مستأجر جرى فيه ترحيل يكون غالبًا أكبر مكسب يتحقّق في اليوم نفسه.
2. عالِج حسابات OneDrive للمغادرين. قرّر ما ينبغي أن تكون عليه مدة الاحتفاظ فعلًا، وانقل ما يستحق الحفظ إلى موقع فريق، ثم أفرج عن الباقي.
3. اضبط حدود الإصدارات على مستوى المؤسسة، ثم قلّم الإصدارات القائمة في المكتبات التي تستحق ذلك. توفّر Microsoft تقريرًا لاستهلاك الإصدارات ومهمة تقليم لهذا الغرض تحديدًا.
4. ضع دورة حياة لتسجيلات Teams كي تنتهي صلاحيتها وفق جدول بدل أن تتراكم بلا نهاية.
5. ثم انتقل إلى النسخ المكرّرة والملفات الضخمة فعلًا، وهي تحتاج إلى تقدير بشري ويفضَّل التعامل معها وأمامك قائمة محدّدة.

بعد هذه الخطوات الخمس فقط يصبح شراء المساحة هو الجواب الصحيح — وستكون حينها على علم بالقدر الذي تحتاجه فعلًا، وهو عادةً أقل من الرقم الذي بدأت به.

رؤية الصورة كاملة في فترة بعد الظهر

الجزء الصعب ليس معرفة ما ينبغي فعله، بل الحصول على قائمة موثوقة بما في المستأجر فعلًا دون قضاء أسبوعين في PowerShell.

هذه هي مهمة Tenant Storage Optimisation. يفحص SharePoint وOneDrive وExchange وTeams في تمريرة واحدة، ويجري مسحًا للنسخ المكرّرة يعتمد على البصمة الرقمية (hash)، ويفحص إصدارات الملفات مع تقدير لما يمكن استرجاعه، ويرتّب أكبر ملفاتك، ويعيد توصيات مصنّفة بالأولوية تصلح لتسليمها لمن سينفّذ العمل. والتصدير بصيغتَي PDF وExcel، كي يستند حديث المالية وحديث الهندسة إلى المستند نفسه.

لا يطلب سوى صلاحيات قراءة فقط عبر Microsoft Graph، ولا يمكنه تعديل أي شيء في المستأجر — وهو عادةً أول سؤال يطرحه فريق الأمن. ويُستضاف في Azure UK South.

للاستزادة من فريق TSO: ماذا تفعل عندما تنفد المساحة، وكيف تلتهم تسجيلات Teams حصة SharePoint. وعلى هذا الموقع: التكلفة الحقيقية للمساحة الإضافية في Microsoft 365 والأسئلة الشائعة عن Microsoft Copilot في الإمارات.