ما الذي يستهلك مساحة Microsoft 365 فعليًا: سجل الإصدارات وتسجيلات Teams

الشكوى تتكرّر بالصيغة نفسها: المستأجر على وشك الامتلاء، والفريق ينظر إلى محتوى SharePoint فلا يجد ما يبرّر الرقم. الملفات المرئية لا تساوي ما تقوله لوحة الاستخدام، والفارق كبير بما يكفي ليبدو خطأً في القياس.

ليس خطأً. أكبر مستهلكَين للمساحة في معظم المستأجرين لا يظهران في أي مجلد يفتحه المستخدم: سجلّ الإصدارات، وتسجيلات اجتماعات Teams. كلاهما ينمو تلقائيًا، وكلاهما يُحتسب من الحصة نفسها، ولا أحد مسؤول عن أيٍّ منهما.

الحصة أصغر مما تبدو

تمنح Microsoft المستأجر 1 TB زائد 10 GB لكل ترخيص في SharePoint، وفق وثيقة حدود SharePoint. هذه حصة المؤسسة كاملة، لا حصة كل موقع على حدة.

في مستأجر فيه 300 مستخدم مرخّص، يعني ذلك نحو 4 TB تتقاسمها كل مواقع الفرق وملفات قنوات Teams ومكتبات المستندات. ولأن الموقع الواحد يستطيع أن يبلغ 25 TB بمفرده، لا شيء يمنع أرشيف مشروع واحد من استهلاك الحصة بالكامل.

سجلّ الإصدارات: الملف الذي يُحفَظ مئتَي مرة

كل عملية حفظ لملف Office في SharePoint أو OneDrive تُنشئ إصدارًا جديدًا، والإصدار يستهلك مساحة كما يستهلكها الملف الأصلي. عرض تقديمي حجمه 40 MB جرى تعديله 200 مرة ليس 40 MB على القرص — وهو رقم لا يراه أحد لأن المستخدم يرى ملفًا واحدًا.

أضافت Microsoft حدود سجلّ الإصدارات لمعالجة هذا تحديدًا: سياسة تلقائية تحتفظ بالإصدارات الحديثة بكثافة وتخفّف القديمة تدريجيًا، بدل سقف عددي ثابت. يمكن تطبيقها على مستوى المستأجر أو الموقع أو المكتبة.

النقطة العملية: لا تفعّل التقليم قبل أن تقيس. المكتبات التي تستفيد من التقليم ليست دائمًا المكتبات الأكبر، والمكتبة التي يحتاج فيها الامتثال إلى كل إصدار لا ينبغي أن تُمسّ.

ما ينبغي قياسه

• حجم الإصدارات مقارنةً بحجم الإصدار الأحدث، لكل مكتبة.
• المكتبات التي يتجاوز فيها عدد الإصدارات لكل ملف عشرات المرات — هذه حيث يكمن الاسترجاع.
• المواقع الخاضعة لسياسة احتفاظ من Purview، وهي التي يجب استثناؤها من أي تقليم.

تسجيلات Teams: نمو لا يملكه أحد

تُحفظ تسجيلات اجتماعات Teams في OneDrive الخاص بمن بدأ التسجيل، أو في موقع SharePoint الخاص بالقناة إذا كان الاجتماع اجتماع قناة. أي أنها لا تعيش في خدمة منفصلة لها حصّتها: إنها تستهلك الحصة نفسها.

طبّقت Microsoft انتهاء صلاحية تلقائيًا للتسجيلات لهذا السبب، لكن السياسة تسري على التسجيلات الجديدة وفق الإعداد القائم وقت إنشائها — ولا تلاحق ما تراكم قبل تفعيلها. المستأجرون الذين يعملون منذ سنوات يحملون غالبًا أرشيفًا كاملًا سابقًا لأي سياسة.

واللافت أن هذا الأرشيف يتركّز عادةً في OneDrive لعدد صغير من الأشخاص: منسّقو الاجتماعات. شخص واحد يسجّل كل اجتماع أسبوعي قد يحمل وحده مئات الغيغابايتات.

ثم حسابات المغادرين

عند حذف حساب مستخدم، يدخل OneDrive الخاص به في فترة احتفاظ قبل الحذف النهائي، كما تشرح وثيقة الاحتفاظ والحذف في OneDrive. والمدة الافتراضية طويلة بما يكفي ليتراكم في مستأجر ذي دوران موظفين معتاد حجمٌ لا يلاحظه أحد، لأن الحسابات لم تعد تظهر في أي قائمة ينظر إليها المسؤول.

قبل أن تشتري مساحة إضافية

شراء مساحة إضافية خيار مشروع، وهو موثّق في إضافة مساحة تخزين. لكنه اشتراك شهري متكرّر، ويشتري الرقم نفسه الذي كان سينخفض لو جرى التنظيف أولًا.

الترتيب الصحيح بسيط: قِس أولًا، ثم استرجع ما يمكن استرجاعه بلا مخاطرة، ثم ضع حدودًا على مستوى المواقع كي لا يتكرّر الأمر، وبعد ذلك فقط اشترِ ما تبقّى من حاجة حقيقية.

الحصول على الصورة كاملة

الجزء الصعب ليس معرفة ما ينبغي فعله، بل الحصول على قائمة موثوقة بما في المستأجر دون قضاء أسبوعين في PowerShell.

هذه مهمة Tenant Storage Optimisation: فحص واحد يغطي SharePoint وOneDrive وExchange وTeams، مع تحليل للإصدارات وتقدير لما يمكن استرجاعه، وترتيب لأكبر الملفات، وتوصيات مرتّبة بالأولوية قابلة للتسليم لمن سينفّذ. والتصدير بصيغتَي PDF وExcel، كي يستند حديث المالية وحديث الهندسة إلى المستند نفسه.

ويطلب صلاحيات قراءة فقط عبر Microsoft Graph، ولا يستطيع تعديل أي شيء في المستأجر — وهو عادةً أول سؤال يطرحه فريق الأمن.

اقرأ أيضًا: لماذا تمتلئ سعة Microsoft 365 الخاصة بك، والتكلفة الحقيقية للمساحة الإضافية.