Ce qui consomme réellement votre stockage Microsoft 365 : l'historique des versions et les enregistrements Teams

La plainte revient toujours dans les mêmes termes : le tenant est presque plein, l'équipe regarde le contenu de SharePoint et ne trouve rien qui justifie le chiffre. Les fichiers visibles ne correspondent pas à ce qu'affiche le tableau de bord, et l'écart est assez large pour ressembler à une erreur de mesure.

Ce n'en est pas une. Dans la plupart des tenants, les deux plus gros postes de consommation n'apparaissent dans aucun dossier qu'un utilisateur puisse ouvrir : l'historique des versions et les enregistrements de réunions Teams. Les deux grossissent automatiquement, les deux sont décomptés du même quota, et personne n'en est propriétaire.

Le quota est plus petit qu'il n'y paraît

Microsoft accorde au tenant 1 To plus 10 Go par licence dans SharePoint, selon la documentation des limites SharePoint. C'est le quota de toute l'organisation, pas celui de chaque site.

Pour un tenant de 300 utilisateurs sous licence, cela représente environ 4 To à partager entre tous les sites d'équipe, les fichiers de canaux Teams et les bibliothèques de documents. Et comme un seul site peut atteindre 25 To, rien n'empêche l'archive d'un unique projet d'absorber la totalité du quota.

L'historique des versions : le fichier enregistré deux cents fois

Chaque enregistrement d'un fichier Office dans SharePoint ou OneDrive crée une version, et une version occupe de l'espace exactement comme le fichier d'origine. Une présentation de 40 Mo modifiée 200 fois ne pèse pas 40 Mo sur le disque — un chiffre que personne ne voit, puisque l'utilisateur, lui, voit un seul fichier.

Microsoft a introduit les limites d'historique des versions précisément pour cela : une politique automatique qui conserve densément les versions récentes et éclaircit progressivement les anciennes, plutôt qu'un plafond numérique fixe. Elle s'applique au niveau du tenant, du site ou de la bibliothèque.

Le point pratique : ne déclenchez aucun élagage avant d'avoir mesuré. Les bibliothèques qui gagnent le plus ne sont pas toujours les plus volumineuses, et une bibliothèque dont la conformité exige chaque version ne doit pas être touchée.

Ce qu'il faut mesurer

• Le poids des versions rapporté à celui de la version courante, bibliothèque par bibliothèque.
• Les bibliothèques où le nombre de versions par fichier se compte en dizaines — c'est là que se trouve le gisement.
• Les sites soumis à une stratégie de rétention Purview, à exclure de tout élagage.

Les enregistrements Teams : une croissance sans propriétaire

Les enregistrements de réunions Teams sont stockés dans le OneDrive de la personne qui a lancé l'enregistrement, ou dans le site SharePoint du canal s'il s'agit d'une réunion de canal. Autrement dit, ils ne vivent pas dans un service séparé doté de son propre quota : ils consomment le même.

Microsoft a mis en place une expiration automatique des enregistrements pour cette raison, mais la règle s'applique aux nouveaux enregistrements selon le paramétrage en vigueur au moment de leur création — elle ne rattrape pas ce qui s'est accumulé avant. Un tenant en service depuis plusieurs années porte généralement une archive entière antérieure à toute politique.

Fait notable : cette archive se concentre presque toujours dans le OneDrive d'un petit nombre de personnes, les organisateurs de réunions. Quelqu'un qui enregistre chaque point hebdomadaire peut à lui seul porter plusieurs centaines de gigaoctets.

Puis les comptes des partants

À la suppression d'un compte utilisateur, son OneDrive entre dans une période de rétention avant effacement définitif, comme l'explique la documentation sur la rétention et la suppression dans OneDrive. La durée par défaut est assez longue pour qu'un tenant au turnover ordinaire accumule un volume que personne ne remarque — les comptes concernés n'apparaissent plus dans aucune liste consultée par l'administrateur.

Avant d'acheter du stockage supplémentaire

Acheter du stockage est une option légitime, documentée dans Ajouter de l'espace de stockage. Mais c'est un abonnement mensuel récurrent, et il achète précisément le volume qui aurait diminué si le nettoyage avait eu lieu d'abord.

Le bon ordre est simple : mesurer, récupérer ce qui peut l'être sans risque, poser des limites au niveau des sites pour que cela ne recommence pas, et seulement ensuite acheter ce qui correspond à un besoin réel.

Obtenir l'image complète

Le plus difficile n'est pas de savoir quoi faire, mais d'obtenir un inventaire fiable de ce que contient le tenant sans y passer deux semaines en PowerShell.

C'est le rôle de Tenant Storage Optimisation : une analyse unique couvrant SharePoint, OneDrive, Exchange et Teams, avec l'analyse des versions et l'estimation du récupérable, le classement des fichiers les plus volumineux, et des recommandations hiérarchisées, directement transmissibles à qui exécutera. Export PDF et Excel, pour que la discussion financière et la discussion technique s'appuient sur le même document.

L'outil demande un consentement Microsoft Graph en lecture seule et ne peut rien modifier dans le tenant — c'est généralement la première question de l'équipe sécurité.

À lire également : pourquoi votre tenant Microsoft 365 sature et acheter du stockage ou nettoyer : un cadre de décision.